Die Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist in vielen Unternehmen mit viel Papier, E-Mails und manuellen Zwischenschritten verbunden. Unterlagen werden sortiert, Daten mehrfach erfasst und am Ende fehlt dennoch oft der Überblick. DATEV Personal setzt genau hier an und unterstützt Unternehmen und Steuerkanzleien dabei, den Lohnprozess effizienter und transparenter zu gestalten.
Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen, die ihre Lohnunterlagen gemeinsam mit RNHS & Partner digital organisieren und die Zusammenarbeit bei der Lohnabrechnung spürbar vereinfachen möchten.
Was ist DATEV Personal?
DATEV Personal ist eine cloudbasierte Anwendung für den Austausch von Lohn- und Personaldaten zwischen Unternehmen und der lohnabrechnenden Steuerberatung. Sie bündelt wesentliche Aufgaben rund um den Lohnprozess in einer Oberfläche:
- Digitale Personalakte für wichtige Dokumente
- Erfassung variabler Monatsdaten wie Stunden oder Zuschläge
- Änderungen an Mitarbeiterstammdaten
- Abruf von Krankmeldungen über eAU
- Zugriff auf Lohnauswertungen und Abrechnungen
Damit wird DATEV Personal zu einem zentralen Baustein im digitalen Lohnworkflow: Unterlagen, Daten und Auswertungen sind an einem Ort zusammengeführt, ohne Medienbrüche und ohne unsichere E-Mail-Anhänge.
Zeitersparnis und praktische Effekte
Ein wichtiger Vorteil von DATEV Personal ist die Zeitersparnis. Anstatt Dokumente in Papierform zu sammeln, per E-Mail zu verschicken oder in Excel-Listen zu pflegen, werden Unterlagen direkt digital in die Personalakte hochgeladen und mit Kommentaren oder Zuordnungshinweisen versehen.
Variable Daten wie Stunden, Zulagen oder Prämien werden direkt im System eingetragen. Die Informationen landen so in der Form beim steuerlichen Dienstleister, wie sie freigegeben wurden. Das reduziert Rückfragen und minimiert Fehler, die durch Mehrfacheingaben entstehen.
Datensicherheit und Datenschutz
Im Lohnbereich werden besonders sensible Informationen verarbeitet. DATEV Personal arbeitet auf den Rechenzentren der DATEV in Deutschland, die nach anerkannten Standards für Informationssicherheit und Datenschutz zertifiziert sind.
Der Austausch der Unterlagen erfolgt verschlüsselt und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. So wird sichergestellt, dass Personal- und Lohndaten nicht unkontrolliert in E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Rechnern verteilt sind.
Wie verändert DATEV Personal den Lohnprozess?
DATEV Personal ersetzt keinen Lohnabrechnungsservice, sondern unterstützt die vorbereitenden Tätigkeiten im Unternehmen. Die größten Unterschiede zur klassischen Arbeitsweise lassen sich an einigen typischen Schritten gut verdeutlichen:
- Dokumente werden nicht mehr per Post oder als E-Mail-Anhang verschickt, sondern zentral in der digitalen Personalakte abgelegt.
- Arbeitszeiten und variable Bezüge werden nicht mehr handschriftlich oder in verschiedenen Tabellen erfasst, sondern einheitlich in einer digitalen Erfassungsmaske eingegeben.
- Krankmeldungen werden nicht nur als Papierbescheinigung eingereicht, sondern können elektronisch über eAU abgerufen werden.
- Auswertungen und Abrechnungen stehen digital zur Verfügung, ohne dass Ausdrucke oder manuelle Verteilung nötig sind.
Das Ergebnis ist ein strukturierter und nachvollziehbarer Ablauf, bei dem klar ist, welche Daten wann und in welcher Form vorliegen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
1. Digitale Personalakte
In der digitalen Personalakte werden Dokumente wie Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen oder Bescheinigungen sicher hinterlegt. Dateien können per Drag-and-drop hochgeladen und mit Hinweisen versehen werden. Der Zugriff kann so gesteuert werden, dass nur berechtigte Personen bestimmte Mitarbeiterdaten einsehen.
Die digitale Ablage ersetzt in vielen Fällen klassische Personalordner und schafft Ordnung, ohne dass Akten in Schränken oder Regalen gesucht werden müssen.
2. Erfassung variabler Monatsdaten
Variable Daten wie Stunden, Zuschläge, Provisionen oder Einmalzahlungen lassen sich tabellarisch erfassen. Die Oberfläche ist darauf ausgelegt, Eingaben für mehrere Mitarbeitende schnell vornehmen oder kopieren zu können.
Geplante Anpassungen, etwa die zusätzliche Erfassung von Urlaubstagen, können direkt im gleichen System abgebildet werden. Das erleichtert die Abstimmung mit der Lohnabrechnung und reduziert Rückfragen.
3. Stammdatenpflege durch das Unternehmen
Unternehmen können bestimmte Mitarbeiterstammdaten direkt selbst pflegen, zum Beispiel Adressänderungen oder Kontaktdaten. Änderungen werden erfasst und können anschließend in das Lohnabrechnungsprogramm übernommen werden.
Für neue Beschäftigte können digitale Personalfragebögen bereitgestellt werden. So werden erforderliche Daten strukturiert abgefragt und müssen nicht aus unterschiedlichen Formularen oder E-Mails zusammengesucht werden.
4. An- und Abwesenheiten und eAU
Über einen integrierten Zugriff auf DATEV Personaldaten können elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) abgerufen werden. Auch gesetzlich vorgeschriebene Sofortmeldungen bei bestimmten Beschäftigungsverhältnissen können so rechtzeitig angestoßen werden.
Das entlastet Unternehmen und Kanzlei gleichermaßen, da weniger manuelle Zwischenschritte notwendig sind.
5. Auswertungen und Abrechnungen
Über DATEV Auswertungen Personalwirtschaft online können Unternehmen auf relevante Lohnauswertungen zugreifen. Mitarbeitende können über DATEV Arbeitnehmer online ihre eigenen Brutto-Netto-Abrechnungen digital einsehen und herunterladen.
Damit entfällt die Verteilung von Papierabrechnungen im Unternehmen. Auswertungen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, ohne zusätzliche Kopierarbeit.
6. Personaldaten
Im Bereich Personaldaten können neue Mitarbeiter digital angelegt werden. Die persönlichen Angaben und Beschäftigungsdaten werden direkt in DATEV Personaldaten erfasst.
Für neue Mitarbeiter kann außerdem ein Online-Personalfragebogen bereitgestellt werden. DATEV Personaldaten erzeugt dafür einen individuellen Link, der dem Mitarbeiter per E-Mail zugesendet werden kann. Nach dem Ausfüllen können die Angaben übernommen und für die weitere Bearbeitung freigegeben werden.
Nach der Freigabe können die Daten an das Lohnabrechnungsprogramm übergeben werden. Solange die Daten noch nicht freigegeben sind, können sie weiter bearbeitet oder ergänzt werden.
Kosten und Voraussetzungen
Für Sie als Mandant entstehen durch die Nutzung keine zusätzlichen Lizenzkosten.
Wichtig ist lediglich, dass die technischen Voraussetzungen für den digitalen Austausch mit Ihrer Kanzlei eingerichtet sind. Dazu gehört insbesondere ein sicherer Zugang, über den Dokumente bereitgestellt und abgerufen werden können.
Die konkrete Einrichtung und Abstimmung erfolgt gemeinsam mit Ihrer Kanzlei. Details werden im Rahmen der Einführung besprochen.
So gelingt die Einrichtung gemeinsam mit RNHS & Partner
Damit DATEV Personal in der Praxis reibungslos läuft, sollte die Einführung gemeinsam geplant werden. Typischerweise umfasst der Ablauf folgende Schritte:
- Klärung der Ausgangssituation
Zunächst wird geprüft, welche Lohnlösung bei RNHS & Partner eingesetzt wird, wie der aktuelle Datenaustausch erfolgt und ob DATEV Unternehmen online bereits für Ihr Unternehmen aktiv ist. - Bestellung und Freischaltung
DATEV Personal wird für Ihr Unternehmen eingerichtet und freigeschaltet. Anschließend werden die notwendigen Rechte und Zugänge, insbesondere über die Rechteverwaltung, zugewiesen. - Einrichtung der Erfassungsmöglichkeiten
Die für Ihr Unternehmen relevanten Lohnarten und Erfassungsfelder werden festgelegt, damit Sie variable Monatsdaten praktikabel eintragen können. - Zugang und erste Nutzung
Sie erhalten die Zugangsinformationen und melden sich über einen aktuellen Browser an. Veraltete Browser wie der Internet Explorer werden nicht mehr unterstützt. - Testphase
In einer kurzen Testphase werden erste Dokumente hochgeladen und Monatsdaten erfasst. So lässt sich prüfen, ob die Daten vollständig und korrekt in den Lohnprozessen ankommen.
Fazit
DATEV Personal unterstützt Unternehmen dabei, die Vorbereitung der Lohnabrechnungen strukturiert und digital zu organisieren. Besonders in Kombination mit einer betreuenden Steuerkanzlei entsteht ein klarer Prozess: Dokumente werden in der digitalen Personalakte abgelegt, Monatsdaten erfasst, Stammdaten aktualisiert und Auswertungen digital bereitgestellt.
Häufige Fragen aus Unternehmenssicht
Für Sie als Mandant entstehen durch die Nutzung von DATEV Personal keine zusätzlichen Kosten. Die Einrichtung und Nutzung wird über Ihre Kanzlei organisiert. Details zur Freischaltung und zum Ablauf werden im Rahmen der Einführung besprochen.
Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Die Lohnabrechnung erfolgt über eine DATEV-Lohnlösung wie LODAS oder Lohn und Gehalt. Außerdem ist ein Vertrag für DATEV Unternehmen online erforderlich, da DATEV Personal darauf aufbaut.
Wie erfasse ich Monatsdaten?
Monatsdaten wie Stunden oder variable Bezüge werden in einer übersichtlichen Tabelle erfasst und können bei Bedarf auch im Voraus für zukünftige Monate eingetragen werden.
Können eAU-Meldungen verarbeitet werden?
Ja. Über die Anbindung an DATEV Personaldaten können eAU-Meldungen elektronisch abgerufen werden. Das reduziert den Umgang mit Papierbescheinigungen.
Welche Browser kann ich verwenden?
Empfohlen werden aktuelle Versionen von Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox. Ältere Browser wie der Internet Explorer sind nicht mehr nutzbar.
Sind die Daten DSGVO-konform gespeichert?
Personaldaten und Lohnunterlagen werden verschlüsselt in den Rechenzentren der DATEV in Deutschland gespeichert. Die Systeme sind nach anerkannten Sicherheits- und Datenschutzstandards zertifiziert.
