Vorsteuerabzug bei Volksfestmarken

Bierzeltmarken steuerlich absetzen ohne Steuerfallen

Ob Münchner Oktoberfest, Gillamoos, Gäubodenvolksfest oder regionale Schützen- und Volksfeste, Großveranstaltungen bieten Unternehmen eine bewährte Plattform zur Pflege von Kundenbeziehungen, zur Anbahnung neuer Geschäftsabschlüsse und zur Stärkung des Mitarbeiterzusammenhalts. Der Erwerb von Bierzeltmarken, Hendlgutscheinen und Verzehrmarken im Vorfeld der Veranstaltungen gehört bei der Organisation von Firmen- und Kunden-Events zur etablierten Unternehmenspraxis.
In der betrieblichen Finanzbuchhaltung führt die steuerliche Erfassung dieser Verzehrmarken jedoch regelmäßig zu Unsicherheiten und schwerwiegenden Fehlern. Die verbreitetste Steuerfalle betrifft den Vorsteuerabzug bei Volksfestmarken: Zahlreiche Unternehmen buchen die auf der Kaufbestätigung, Vorkassenrechnung oder Zahlungsaufforderung ausgewiesene Umsatzsteuer fälschlicherweise unmittelbar beim Erwerb der Marken als Vorsteuer ein. Bei Betriebsprüfungen führt diese fehlerhafte Praxis regelmäßig zur rückwirkenden Versagung des Vorsteuerabzugs nebst Zins- und Nachzahlungsforderungen der Finanzbehörden.
Sie erfahren, wie Sie Bierzeltmarken steuerlich absetzen, die Umsatzsteuer vom Mehrzweckgutschein abgrenzen und die ertrag- sowie lohnsteuerlichen Begleitregeln rechtssicher umsetzen.

Einzweck- vs. Mehrzweckgutschein beim Volksfest

Die umsatzsteuerliche Behandlung von Bierzelt- und Verzehrmarken richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften zur Gutscheinsystematik gemäß § 3 Abs. 13 bis 15 UStG sowie dem maßgeblichen BMF-Schreiben vom 2. November 2020 (BStBl I 2020, 1067). Für die Buchhaltungspraxis ist die rechtliche Unterscheidung zwischen Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutscheinen von zentraler Bedeutung, da sie den exakten Entstehungszeitpunkt der Umsatzsteuer und des Vorsteuerabzugs bestimmt.

Warum Bierzeltmarken meist als Mehrzweckgutschein gelten

Ein Einzweckgutschein liegt nach § 3 Abs. 14 UStG vor, wenn bereits im Zeitpunkt der Ausgabe des Gutscheins sowohl der Ort der Leistung (Inland) als auch die für diese Leistung geschuldete Umsatzsteuer feststehen.
Beispiel / Ausnahme: Wird eine reine Biermarke ausgegeben, die ausschließlich zum Bezug von Bier berechtigt, handelt es sich um einen Einzweckgutschein. Der Ausschank von alkoholischen Getränken unterliegt in der Gastronomie stets dem Regelsteuersatz von 19 % USt. Sämtliche Besteuerungsmerkmale stehen fest, sodass die Umsatzsteuer und das Recht auf Vorsteuerabzug unmittelbar bei Ausgabe der Marke entstehen.
Ein Mehrzweckgutschein gemäß § 3 Abs. 15 UStG ist hingegen dadurch definiert, dass mindestens ein Besteuerungsmerkmal bei der Ausgabe noch unbestimmt ist. Typische Volksfest-Wertmarken, Markenhefte oder Verzehrgutscheine, die im Festzelt flexibel sowohl für Speisen als auch für Getränke eingelöst werden können, qualifizieren rechtlich als Mehrzweckgutscheine. Dies liegt an der gespaltenen Steuersatzstruktur in der Festzeltgastronomie:

1. Die Abgabe von Speisen unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 % USt.
2. Die Verabreichung von Getränken unterliegt dem Regelsteuersatz von 19 % USt.
   Da beim Kauf der Marken noch nicht feststeht, welche Speisen oder Getränke der Gast im Bierzelt konkret konsumieren wird, lässt sich die geschuldete Steuerhöhe vorab nicht ermitteln. Die Ausgabe des Mehrzweckgutscheins stellt somit einen bloßen, steuerneutralen Tausch von Zahlungsmitteln dar.

Zeitpunkt der Vorsteuerentstehung: Vorausrechnung vs. Festzelt-Rechnung

Aus der rechtlichen Einordnung als Mehrzweckgutschein folgt die zentrale Regel für die Praxis: Die Vorkassenrechnung, Zahlungsaufforderung oder Bestellbestätigung zum Versand der Marken ist keine Rechnung über eine steuerbare Leistung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Erst wenn der Festzeltbesuch stattfindet und die Marken bei der Bedienung gegen Speisen und Getränke eingelöst werden, wird die steuerbare Bewirtungs- oder Verpflegungsleistung erbracht. Zum Nachweis des Vorsteuerabzugs ist eine gesetzeskonforme Abrechnung bzw. Bewirtungsrechnung im Sinne des § 14 UStG erforderlich
Praxishinweis: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die finale Rechnung direkt beim Besuch im Festzelt bei der Bedienung oder Zeltleitung angefordert wird. Nachträglich zugestellte Sammelrechnungen der Festzeltbetriebe enthalten oft formelle Mängel oder trennen den steuerneutralen Markenkauf nicht sauber von der erbrachten Dienstleistung.

Gegenüberstellung von Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen bei Volksfestmarken

Die 5 Verwendungsfälle von Volksfestmarken in der Praxis

Da die genaue Verwendung von Bierzeltmarken beim Erwerb häufig noch unbestimmt ist, muss die umsatzsteuerliche Würdigung der Voraussetzung „Ausführung für das Unternehmen des Käufers“ (§ 15 Abs. 1 UStG) anhand der tatsächlichen Nutzung vorgenommen werden. In der Betriebspraxis lassen sich fünf Verwendungsfälle unterscheiden:

Fall 1: Marken an Mitarbeiter zur freien Verwendung (Sachzuwendung)

Werden Bierzeltmarken an Arbeitnehmer zur freien Verfügung ausgehändigt, ohne dass die Mitarbeiter an einer betrieblichen Veranstaltung teilnehmen oder Kunden bewirten, liegt eine unentgeltliche Sachzuwendung seitens des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer vor.

• Umsatzsteuerliche Folge: Der Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten der Marken ist bereits zum Erwerbszeitpunkt vollständig ausgeschlossen, da die Leistung nicht für steuerpflichtige Ausgangsumsätze des Unternehmens genutzt wird.
• Lohnsteuerliche Folge: Es handelt sich um einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil (Sachbezug), sofern keine spezifischen Freigrenzen greifen.

Fall 2: Marken als Kundengeschenk (50-Euro-Freigrenze & § 37b EStG)

Werden Bierzelt- oder Verzehrmarken an Kunden oder Geschäftspartner übergeben und besuchen diese das Volksfest ohne Begleitung durch Mitarbeiter des zuwendenden Unternehmens, qualifiziert die Überlassung rechtlich als Geschenk an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind.

• Ertrag- und umsatzsteuerliche Folgen: Bei Werbegeschenken an Nichtarbeitnehmer gilt die gesetzliche Freigrenze gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG i.V.m. § 15 Abs. 1a UStG. Durch das Wachstumschancengesetz wurde diese gesetzliche Freigrenze rückwirkend ab dem 1. Januar 2024 von zuvor 35 Euro auf 50 Euro netto pro Empfänger und Wirtschaftsjahr angehoben.
• Belaufen sich die Anschaffungskosten aller Geschenke an einen Kunden im Wirtschaftsjahr auf maximal 50 Euro netto, sind der Betriebsausgabenabzug und der Vorsteuerabzug zulässig.
• Wird die Freigrenze von 50 Euro netto um auch nur einen Cent überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug für den gesamten Betrag. In direkter Konsequenz sperrt § 15 Abs. 1a UStG auch den Vorsteuerabzug vollständig.
• Pauschalversteuerung (§ 37b EStG): Um zu verhindern, dass der beschenkte Geschäftspartner den Wert der Marken als steuerpflichtigen Vorteil individuell versteuern muss, kann das zuwendende Unternehmen die Einkommensteuer pauschal mit 30 % gemäß § 37b Abs. 1 EStG übernehmen und abführen.

Fall 3: Betriebsveranstaltung im Festzelt (110-Euro-Grenze)

• Umsatzsteuerliche Folge: Der Vorsteuerabzug ist zulässig, sofern die Gesamtkosten der Veranstaltung umgerechnet auf den einzelnen teilnehmenden Mitarbeiter die Freibetragsschwelle von 110 Euro brutto nicht überschreiten (Abschn. 15.15 Abs. 2 UStAE).
• Wird die Schwellengrenze von 110 Euro brutto pro Kopf überschritten, entfällt der Vorsteuerabzug nach der maßgeblichen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH-Urteil V R 16/21 vom 10. Mai 2023) für die gesamten Aufwendungen der Betriebsveranstaltung.
• Lohnsteuerliche Folge: Bis 110 Euro brutto pro Mitarbeiter bleibt die Feier lohnsteuerfrei; bei Überschreitung ist der den Freibetrag übersteigende Teil mit 25 % pauschal zu versteuern.
• Prüfungspraxis: Da die finale Teilnehmerzahl und der Gesamtrechnungsbetrag erst nach dem Festzeltbesuch feststehen, kann die rechnerische Prüfung der 110-Euro-Grenze erst im Nachgang der Veranstaltung durchgeführt werden.

Fall 4: Geschäftliches Bierzeltessen mit Kunden (100 % Vorsteuer vs. 70 % Betriebsausgabe)

Nehmen Mitarbeiter des Unternehmens gemeinsam mit Kunden oder Geschäftspartnern an einem Treffen im Bierzelt teil, um geschäftliche Angelegenheiten zu besprechen, liegt eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vor.

• Ertragsteuerliche Folge: Die angemessenen Bewirtungskosten sind gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar; 30 % unterliegen dem steuerlichen Abzugsverbot.
• Umsatzsteuerliche Folge: Das Recht auf den Vorsteuerabzug bleibt bei geschäftlich veranlasster und angemessener Bewirtung gemäß § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG in voller Höhe (100 % Vorsteuer) erhalten. Die ertragsteuerliche 70/30-Kürzung wird auf die Vorsteuer nicht angewendet.
• Lohnsteuerliche Folge (Reisekosten): Nehmen eigene Mitarbeiter an einem geschäftlichen Bierzeltessen teil, erhalten sie eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt. Deren steuerfreie Verpflegungspauschale bei Auswärtstätigkeiten muss in der Reisekostenabrechnung gemäß § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG um 11,20 Euro (20 % der vollen Tagespauschale von 56 Euro bei geschäftlicher Auswärtstätigkeit) gekürzt werden.

Fall 5: Private Nutzung außerhalb des Unternehmens

Werden Volksfestmarken für rein private Zwecke der Geschäftsführung, von Gesellschaftern oder Angehörigen genutzt, fehlt es an der betrieblichen Veranlassung. Ein Vorsteuerabzug ist ausnahmslos ausgeschlossen.

Systematische Übersicht der 5 Verwendungsfälle und ihrer steuerlichen Konsequenzen

Formelle Nachweispflichten & Buchhaltung (§ 4 Abs. 7 EStG)

Damit der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug bei Volksfestbesuchen im Rahmen von Betriebsprüfungen anerkannt wird, müssen die gesetzlichen Aufzeichnungs- und Rechnungsanforderungen streng eingehalten werden.

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Für den Nachweis einer geschäftlichen Bewirtung im Festzelt verlangt die Finanzverwaltung (gemäß KassenSichV / § 146a AO) ein maschinell erstelltes Rechnungsdokument der Gaststätte. Handgeschriebene Quittungen der Festzeltbedienung reichen nicht aus.
Folgende Mindestangaben muss die Gaststättenrechnung im Festzelt enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Festzeltbetriebs/Gastronomen. ● Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.
• Detaillierte Leistungsbeschreibung (Menge und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke).
• Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (7 % Speisen, 19 % Getränke) sowie der enthaltene Steuerbetrag.
• Bei Rechnungsbeträgen über 250 Euro brutto: Vollständiger Name des bewirtenden Unternehmens.
• Handschriftliche Ausfüllung der Belegrückseite: Namentliche Nennung aller Teilnehmer (Mitarbeiter und Geschäftspartner) sowie Angabe des konkreten betrieblichen Anlasses.
• Achtung: Allgemeine Begriffe wie „Kundendank“, „Netzwerken“ oder „Geschäftsessen“ werden von Finanzprüfern nicht anerkannt. Es muss ein konkreter Besprechungsgegenstand genannt werden (z. B. „Vertragsverhandlung zum Projekt X“).

Getrennte Kontenbuchung & E-Rechnungspflicht

• Getrennte Aufzeichnungspflicht (§ 4 Abs. 7 EStG): Das Gesetz schreibt zwingend vor, dass Aufwendungen für Bewirtungskosten sowie Geschenke einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf speziellen Konten verbucht werden müssen. Werden Bierzeltkosten fälschlicherweise auf allgemeinen Aufwandskonten (z. B. „Sonstiger Betriebsaufwand“) kontiert, geht der Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 7 EStG unwiederbringlich verloren.
• B2B-E-Rechnungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 & 2 UStG n.F.). Sofern Festzeltabrechnungen die Kleinbetragsgrenze von 250 Euro brutto überschreiten und zwischen Unternehmern abgerechnet werden, muss die Abrechnung im strukturierten XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen. Ein einfacher Papierbeleg oder eine reine PDF-Datei genügt bei Beträgen über 250 Euro nicht mehr für den Vorsteuerabzug.

Fazit & Handlungsempfehlungen

Der Erwerb und Einsatz von Volksfestmarken erfordert wegen der umsatzsteuerlichen Gutscheinsystematik eine präzise Prozesssteuerung in der Finanzbuchhaltung. Da Verzehrmarken in der Regel als Mehrzweckgutscheine qualifizieren, darf der Vorsteuerabzug keinesfalls vorschnell aus der Kaufabrechnung gezogen werden.
Durch die konsequente Einforderung ordnungsgemäßer Bewirtungsrechnungen direkt im Festzelt, die strikte Einhaltung der Freigrenzen (50 Euro netto bei Kundengeschenken, 110 Euro brutto bei Betriebsveranstaltungen) und die gesetzlich vorgeschriebene getrennte Kontenbuchung nach § 4 Abs. 7 EStG sichern Sie Ihrem Unternehmen den vollen Vorsteuerabzug und verhindern steuerliche Nachteile bei Betriebsprüfungen.

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