Die Anforderungen an die Rechnungsstellung steigen, insbesondere durch die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025. Gleichzeitig fehlt vielen kleinen und mittleren Unternehmen die Zeit, sich in immer neue Softwarelösungen einzuarbeiten. Gemeinsam mit RNHS & Partner können Sie Ihre Rechnungsschreibung mit DATEV Auftragswesen next strukturiert digitalisieren und sicher auf die kommenden Vorgaben vorbereiten.
Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen, die bereits mit RNHS & Partner zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob Sie DATEV Unternehmen online heute schon nutzen oder nicht.
Was ist DATEV Auftragswesen next?
DATEV Auftragswesen next ist eine cloudbasierte Anwendung der DATEV eG, mit der Sie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, inklusive E-Rechnungen, einfach und rechtssicher erstellen können. Die Lösung wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, die ihre kaufmännischen Abläufe im Bereich Verkauf digital abbilden möchten.
Die Software ist der Nachfolger von „DATEV Auftragswesen online“ und bildet die neue technologische Basis für die Rechnungsschreibung im DATEV-Ökosystem. Eine Installation auf Ihrem Rechner ist nicht erforderlich. Sie greifen über einen aktuellen Webbrowser vom PC, Laptop oder Tablet zu.
Ein großer Pluspunkt ist die enge Verbindung zu DATEV Unternehmen online. Alle Verkaufsbelege werden automatisch im DATEV-Rechenzentrum gespeichert, GoBD-konform archiviert und stehen RNHS & Partner ohne Medienbrüche für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung.
Kurz gesagt:
- Sie erstellen Ihre Belege online im Auftragswesen next.
- Die Belege landen automatisch im digitalen Belegarchiv.
- RNHS & Partner kann direkt auf diese Belege zugreifen und buchen.
Was ist DATEV Unternehmen online und warum ist es die Basis?
DATEV Unternehmen online (DUO) ist die zentrale Online-Plattform für den Austausch von Belegen, Zahlungen und Auswertungen zwischen Ihrem Unternehmen und RNHS & Partner. Hier werden Belege digital bereitgestellt und für die Buchführung genutzt.
DATEV Auftragswesen next baut auf dieser Plattform auf. Es verwendet das gleiche Belegarchiv und dieselbe Infrastruktur. Ein aktiver Vertrag für DATEV Unternehmen online und das Modul „Belege online“ sind deshalb Voraussetzung, um Auftragswesen next einsetzen zu können.
Für Ihr Unternehmen bedeutet das:
- DUO ist Ihre digitale Belegakte bei DATEV.
- Auftragswesen next ist Ihr Werkzeug für die Erstellung von Verkaufsbelegen, die automatisch in dieser Belegakte landen.
Falls Sie DUO bislang noch nicht nutzen, kann RNHS & Partner die Einführung mit Ihnen gemeinsam planen und umsetzen.
Wichtige Funktionen im Überblick
DATEV Auftragswesen next bildet den typischen Verkaufsprozess in Ihrem Unternehmen vollständig ab, von der ersten Anfrage bis zur fertigen Rechnung.
Belegarten und Prozesskette
Unter anderem können Sie folgende Belege erstellen:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Rechnungen, inklusive E‑Rechnungen
- Rechnungskorrekturen
- Kaufmännische Gutschriften (TypeCode 381)
- Anzahlungs- und
Schlussrechnungen
Der zentrale Vorteil liegt in der durchgängigen Weiterführung der Belege. Aus einem Angebot wird per Mausklick eine Auftragsbestätigung, daraus entsteht der Lieferschein und schließlich die Rechnung. Bereits eingegebene Informationen werden übernommen und müssen nicht mehrfach erfasst werden. Für wiederkehrende Leistungen können Serienrechnungen eingerichtet werden.
E‑Rechnung nach EU-Norm EN 16931
Ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Eine klassische PDF-Rechnung erfüllt diese Vorgaben nicht, weil sie keine maschinenlesbaren Strukturdaten enthält.
DATEV Auftragswesen next unterstützt E‑Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931. Sie können E‑Rechnungen direkt aus der Anwendung heraus erzeugen und versenden. Unterstützt werden unter anderem:
- XRechnung als strukturierte XML-Datei
- ZUGFeRD ab Version 2.0 als hybrides Format mit PDF und eingebetteter XML-Struktur
Es existieren Übergangsregelungen und Ausnahmen, die in bestimmten Fällen weiterhin den Einsatz von PDF- oder Papierrechnungen ermöglichen. Mittel- und langfristig führt jedoch kein Weg an strukturierten E‑Rechnungen vorbei. Mit Auftragswesen next und der Begleitung durch RNHS & Partner schaffen Sie die technischen Voraussetzungen, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Praxisbeispiel aus dem KMU-Alltag
Ein Handwerksbetrieb erstellt ein Angebot für einen Kunden. Nach Auftragserteilung wird das Angebot in eine Auftragsbestätigung und später in einen Lieferschein überführt. Am Ende erzeugt das Unternehmen eine E‑Rechnung im gewünschten Format, die der Geschäftskunde direkt in sein System einlesen kann. RNHS & Partner erhält den Beleg automatisch im DATEV-System und kann die Buchung ohne zusätzliche Rückfragen vornehmen.
GoBD-konforme Archivierung verständlich erklärt
GoBD sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Dahinter steht der Anspruch der Finanzverwaltung, dass elektronische Belege vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar gespeichert werden.
Wenn Sie DATEV Auftragswesen next mit DATEV Unternehmen online und Belege online nutzen, werden Ihre Belege automatisch im DATEV-Rechenzentrum GoBD-konform archiviert. Eine nachträgliche Veränderung der gespeicherten Belege ist technisch ausgeschlossen. Im Rahmen von Betriebsprüfungen kann so jederzeit nachvollzogen werden, welche Belege zu welchem Zeitpunkt vorlagen. Das schafft Sicherheit für Ihr Unternehmen und erleichtert RNHS & Partner die Arbeit in der Finanzbuchführung.
Auswertungen und Kennzahlen nutzen
Auftragswesen next bietet Ihnen Auswertungsmöglichkeiten, mit denen Sie Ihre Verkaufszahlen im Blick behalten können. Sie erhalten unter anderem Einblicke in:
- Umsätze nach Kunden
- Umsätze nach Artikeln oder Leistungen
- Umsatzverläufe in bestimmten Zeiträumen
Diese Informationen unterstützen Sie bei Entscheidungen, zum Beispiel welche Kunden besonders wichtig sind, welche Leistungen am häufigsten nachgefragt werden oder wie sich Ihr Umsatz im Vergleich zu vorherigen Perioden entwickelt. Sie erhalten damit einen besseren Blick auf Ihr Geschäft, ohne zusätzliche Analysewerkzeuge einführen zu müssen.
Für welche Unternehmen eignet sich DATEV Auftragswesen next besonders?
DATEV Auftragswesen next empfiehlt sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die:
- regelmäßig Angebote, Lieferscheine und Rechnungen schreiben,
- eine klare und einfach zu bedienende Lösung für die Rechnungsschreibung suchen,
- mit RNHS & Partner zusammenarbeiten und Wert auf eine reibungslose Übergabe in die Buchhaltung legen,
- die gesetzlichen Anforderungen an E‑Rechnungen zuverlässig erfüllen möchten.
Typische Branchen sind etwa Handwerksbetriebe, Einzelhändler, Dienstleister oder kleinere Agenturen mit überschaubaren, aber regelmäßigen Verkaufsprozessen. Der größte Vorteil liegt in der direkten Verbindung zu RNHS & Partner. Belege müssen nicht mehr gesammelt, ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden. Stattdessen stehen sie unmittelbar dort zur Verfügung, wo sie gebucht werden.
Schritt für Schritt mit RNHS & Partner: So führen Sie DATEV Auftragswesen next ein
Die Einführung von DATEV Auftragswesen next sollte strukturiert gemeinsam mit RNHS & Partner erfolgen. In der Praxis hat sich der folgende Ablauf bewährt:
- Ausgangssituation gemeinsam prüfen
Im ersten Schritt klären Sie mit uns, ob DATEV Unternehmen online und Belege online bereits für Ihr Unternehmen aktiv sind und welche Software Sie derzeit für Ihre Rechnungsschreibung nutzen. Dabei geht es auch darum, welche Daten (Kunden, Artikel, Leistungen) später übernommen werden sollen. - DATEV Auftragswesen next bestellen und freischalten lassen
RNHS & Partner bestellt DATEV Auftragswesen next für Ihr Unternehmen im DATEV-Shop und richtet die notwendigen Zugriffsrechte ein. Die Freischaltung erfolgt auf Ihrem Zugangsmedium, zum Beispiel dem DATEV SmartLogin oder einer SmartCard. Sobald der Zugriff bereitsteht, informiert RNHS & Partner Sie und Sie können sich anmelden. - Grundeinstellungen und Nummernkreise einrichten
Nach der Anmeldung legen Sie in den Einstellungen die Nummernkreise für Ihre Belegarten fest. Sie definieren, mit welcher Nummer die Rechnungen starten und ob ein Präfix verwendet wird, etwa „RE2025-“. Das System stellt sicher, dass die Nummern fortlaufend vergeben werden und damit die gesetzlichen Anforderungen eingehalten sind. - Beleglayout und Textbausteine anpassen
Im nächsten Schritt hinterlegen Sie Ihr Firmenlogo oder ein vollständiges Briefpapier als PDF/A-Datei. Außerdem definieren Sie Standardtexte, zum Beispiel für Einleitungen, Liefer- und Zahlungsbedingungen oder Fußzeilen. Auf diese Weise sehen alle Belege einheitlich aus und entsprechen Ihrem Corporate Design. Bei der Einrichtung der Layouts kann RNHS & Partner Sie auf Wunsch unterstützen. - Kunden- und Artikeldaten übernehmen
Bestehende Kunden- und Artikeldaten können Sie meist aus Ihrem bisherigen System exportieren. Diese Daten werden in eine CSV-Datei überführt und in Auftragswesen next importiert. RNHS & Partner unterstützt Sie bei Bedarf dabei, die Daten korrekt aufzubereiten und den Import vorzubereiten. - Wechsel von DATEV Mittelstand Faktura vorbereiten
Wenn Sie bisher DATEV Mittelstand Faktura einsetzen, empfiehlt sich eine sorgfältige Planung des Übergangs. DATEV stellt Exportfunktionen für Stammdaten bereit, die später in DATEV Auftragswesen next eingelesen werden können. RNHS & Partner begleitet Sie bei der Auswahl des richtigen Zeitpunkts und der Datenübernahme, damit Ihre Abläufe so wenig wie möglich unterbrochen werden. - Testlauf und Feinjustierung gemeinsam durchführen
Bevor Sie vollständig auf das neue System umsteigen, empfiehlt sich ein Testlauf. Erstellen Sie zum Beispiel für einen ausgewählten Kunden ein Angebot, wandeln Sie dieses in eine Auftragsbestätigung und einen Lieferschein und erzeugen Sie anschließend eine Rechnung oder E‑Rechnung. RNHS & Partner prüft parallel, ob die Belege korrekt in DATEV Unternehmen online ankommen und verbucht werden können. Auf Basis dieses Tests lassen sich Nummernkreise, Layouts oder Textbausteine bei Bedarf noch anpassen.
Fazit
DATEV Auftragswesen next bietet kleinen und mittleren Unternehmen eine klare, zukunftssichere Lösung für die digitale Rechnungsschreibung. Durch die enge Verzahnung mit DATEV Unternehmen online und die GoBD-konforme Archivierung im DATEV-Rechenzentrum erhalten Sie eine verlässliche Basis für E‑Rechnungen und die Zusammenarbeit mit RNHS & Partner.
Gemeinsam mit RNHS & Partner können Sie die Einführung strukturiert planen, Ihre bestehenden Daten migrieren und Ihre Prozesse Schritt für Schritt in die digitale Welt überführen. So entsteht eine Lösung, die im Alltag funktioniert, die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und sowohl Ihrem Unternehmen als auch Ihrer Steuerberatung spürbar Arbeit abnimmt.
