Die klassische Buchhaltung mit Pendelordnern, Papierbelegen und manuellen Bankauszügen ist für viele Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. Mit DATEV Unternehmen online und den Modulen Belege online und Bank online lassen sich Belege, Zahlungen und Kontoumsätze digital abbilden und miteinander verknüpfen.
Dieser Beitrag zeigt, wie DATEV Belege online und DATEV Bank online zusammenspielen, welche Bearbeitungsformen es gibt und wie Unternehmen den Einstieg in einen durchgängig digitalen Prozess gemeinsam mit RNHS & Partner gestalten können.
Was ist DATEV Belege online?
DATEV Belege online ist die zentrale Belegablage in der DATEV-Cloud. Hier werden Eingangs- und Ausgangsbelege digital gesammelt, gespeichert und für die Buchhaltung bereitgestellt.
Belege können auf verschiedenen Wegen hochgeladen werden:
- Einscannen über einen Netzwerkscanner mit DATEV Belegtransfer
- Weiterleiten per E-Mail über DATEV Upload Mail
- Fotografieren mit der App DATEV Upload mobil
Eine Suchfunktion ermöglicht das spätere Auffinden von Belegen nach verschiedenen Kriterien wie Betrag, Datum oder Belegnummer.
Revisionssichere Archivierung und GoBD
Mit DATEV Belege online werden Belege so gespeichert, dass die Anforderungen der GoBD erfüllt werden können. Dazu gehören:
- zeitnahe Erfassung
- Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit der gespeicherten Belege
Einmal korrekt hochgeladene Belege können nicht spurlos überschrieben oder gelöscht werden. In Verbindung mit einer passenden Verfahrensdokumentation kann der Papierbeleg im Rahmen des ersetzenden Scannens in vielen Fällen entfallen.
E-Rechnung ab 2025: ZUGFeRD und XRechnung
Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich werden strukturierte Rechnungsformate zum Standard. DATEV Belege online kann E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten.
- ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Daten.
- XRechnung besteht aus einer reinen XML-Datei.
Die strukturierten Daten werden ausgelesen und können direkt für Buchungsvorschläge und Zahlungen genutzt werden. So entfällt das manuelle Abtippen wesentlicher Rechnungsinformationen.
Was ist DATEV Bank online?
DATEV Bank online verbindet die Belegablage mit den Bankkonten des Unternehmens. Kontoumsätze können abgerufen und Zahlungen direkt aus dem System heraus vorbereitet und freigegeben werden.
Ein separater Login in das Online-Banking der Bank ist für die meisten Vorgänge nicht mehr nötig. Stattdessen werden Zahlungen aus der Beleg- oder Rechnungsliste heraus angestoßen und mit den Kontoumsätzen verknüpft.
Bankanbindung: HBCI/PIN-TAN oder EBICS
Für die Anbindung von Bankkonten stehen in der Regel zwei Verfahren zur Verfügung:
- HBCI/PIN-TAN (FinTS)
Eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen mit überschaubarer Anzahl von Buchungen. - EBICS
Wird vor allem von Unternehmen genutzt, die einen umfangreicheren Zahlungsverkehr haben oder mehrstufige Freigabeprozesse (zum Beispiel Vier-Augen-Prinzip) einsetzen. Banken erheben für EBICS meist zusätzliche Gebühren.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der Unternehmensgröße, dem Transaktionsvolumen und den internen Freigabeanforderungen ab.
Automatischer Abgleich von Belegen und Kontoumsätzen
DATEV Belege online und DATEV Bank online arbeiten eng zusammen:
- Beim Hochladen einer Rechnung werden wichtige Daten wie IBAN, Betrag und Verwendungszweck automatisch erkannt und in den Zahlungsvorschlag übernommen.
- Nach Ausführung einer Zahlung wird der Bankumsatz später automatisch dem passenden Beleg zugeordnet.
Für die Kanzlei bedeutet das: Beim Buchen der Bank stehen der zugehörige Beleg und der Kontoumsatz bereits verknüpft zur Verfügung.
Automatisierung und KI-Unterstützung
Im Zusammenspiel mit Belege online und Bank online können Automatisierungsdienste genutzt werden, die Buchungsvorschläge erzeugen. Zusätzlich zur klassischen Texterkennung kommen KI-basierte Verfahren zum Einsatz, die auf Basis der bisherigen Buchungshistorie und allgemeiner Muster Vorschläge erstellen.
- Die KI lernt aus wiederkehrenden Buchungsfällen.
- Mit zunehmender Nutzung steigt der Anteil der Vorschläge, die direkt übernommen werden können.
Einstieg in vier Schritten
Der Einstieg in die digitale Buchhaltung mit Belege online und Bank online gelingt am besten mit einem klaren Fahrplan:
- Einrichtung von DATEV Unternehmen online
Die Kanzlei legt den Bestand an und definiert gemeinsam mit dem Unternehmen - Zugangsmedium einrichten
Das Unternehmen erhält einen sicheren Zugang über die App DATEV SmartLogin. - Bankanbindung konfigurieren
Die gewählte Bankanbindung (HBCI/PIN-TAN oder EBICS) wird eingerichtet, damit Kontoumsätze abgerufen und Zahlungen freigegeben werden können. Alternativ steht die RZ-Bankinfo zur Verfügung: Hierbei ruft das DATEV-Rechenzentrum die Kontoumsätze vollautomatisiert ab, sodass ein manueller Abruf über HBCI/EBICS nicht erforderlich ist. - Beleg-Upload starten
Belege werden über Scanner, E-Mail oder App hochgeladen
Fazit
DATEV Belege online und DATEV Bank online bilden zusammen mit DATEV Unternehmen online den Kern einer digitalen Buchhaltung. Belege, Zahlungen und Kontoumsätze werden an einem Ort zusammengeführt, manuelle Zwischenschritte entfallen und die Zusammenarbeit mit RNHS & Partner wird klarer und effizienter.
