Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern neue umsatzsteuerliche Regeln. Digitale, strukturierte Rechnungsformate sollen die Effizienz in der Buchhaltung erhöhen und den administrativen Aufwand reduzieren. Das zweite Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15.10.2025 präzisiert zentrale Punkte der Einführung, insbesondere zu Fehlerarten, Übergangsfristen und Pflichten. Für Unternehmen bedeutet das: Wer sich jetzt noch nicht mit der Einführung befasst hat, sollte dringend handeln. Denn ab 2027 endet der Großteil der Übergangsregelungen.
Inländische Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung strukturierter E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise – bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro – bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen von dieser Pflicht bleiben zudem weiterhin bestehen.
Aus der täglichen Kanzleipraxis von RNHS zeigt sich, dass das Thema in mittelständischen Betrieben oft dann akut wird, wenn ein größerer Kunde oder ein öffentlicher Auftraggeber erstmals eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format verlangt. Ein weiterer typischer Auslöser ist die Jahresabschlussbesprechung, wenn überraschend auffällt, dass der Vorjahresumsatz die entscheidende Grenze von 800.000 Euro überschritten hat und die Versandpflicht somit unmittelbar bevorsteht. Wer jetzt handelt und die verbleibende Zeit im Jahr 2026 aktiv nutzt, sichert die reibungslose Liquidität des eigenen Unternehmens, schützt den wichtigen Vorsteuerabzug und vermeidet administrativen Stress bei der Rechnungsstellung.
Hintergrund: Gesetzliche Grundlage der elektronischen Rechnung
Die rechtliche Basis bildet § 14 Abs. 1 Satz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine E-Rechnung ist darin definiert als eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Die gesetzlichen Vorgaben verpflichten inländische Unternehmen schrittweise zur Umstellung, beginnend mit dem Inkrafttreten der allgemeinen Empfangspflicht zum 1. Januar 2025.
Übergangsregelungen bis 2027: Wer ist wann betroffen?
Die Übergangsfristen sind in § 27 Abs. 38 UStG geregelt, damit Unternehmen ausreichend Zeit für die technische und organisatorische Umstellung haben.
Wichtig: Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Jede inländische Firma muss seit 01.01.2025 elektronische Rechnungen empfangen können – auch wenn sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellt. Praktisch reicht dafür zwar zunächst ein funktionsfähiges E-Mail-Postfach aus, allerdings sollte die interne Ablage, Validierung und Prüfung im Unternehmen organisatorisch sauber vorbereitet sein.
Für die aktive Ausstellung und den Versand von E-Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsregelungen, die sich maßgeblich nach dem Gesamtumsatz richten:
| Zeitraum | Regelung für inländische B2B-Ausgangsrechnungen |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| Bis 31.12.2026 | Papierrechnungen bleiben zulässig. Ein einfaches PDF oder ein anderes nicht strukturiertes elektronisches Format darf mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. |
| 01.01.2027 bis 31.12.2027 | Unternehmen dürfen weiterhin Papier oder – mit Zustimmung – sonstige elektronische Rechnungen verwenden, wenn ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 höchstens 800.000 Euro beträgt. |
| Ab 01.01.2028 | Für die meisten betroffenen inländischen B2B-Umsätze ist eine strukturierte E-Rechnung erforderlich. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. |
Für die Umsatzschwelle von 800.000 Euro zählt der Gesamtumsatz gemäß § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Frage, ob ab dem 01.01.2027 eine E-Rechnung auszustellen ist, ist somit der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 maßgeblich. Zudem ist für die zeitliche Anwendung grundsätzlich der Zeitpunkt der Leistungsausführung entscheidend, nicht allein das Rechnungsdatum.
Zusätzlich gibt es eine besondere Übergangsregel für bestimmte EDI-Verfahren: Nicht EN-16931-konforme EDI-Rechnungen können bei Zustimmung des Empfängers noch bis zum 31.12.2027 genutzt werden.
Gesetzliche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Nicht jeder Rechnungsfall fällt unter die E-Rechnungspflicht. Für bestimmte Umsätze bestehen gesetzliche Ausnahmen. Die wesentlichen Ausnahmen im Überblick:
- Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
- Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG.
- B2C-Rechnungen an private Endverbraucher unterliegen nicht der allgemeinen B2B-Pflicht.
Was ist eine E-Rechnung? Formate im Detail
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung im PDF-Format. Rechtlich handelt es sich um ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass es automatisch elektronisch verarbeitet werden kann. Die maßgebliche Definition findet sich in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG, der ausdrücklich verlangt, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar aufgebaut sind und nicht nur „digital angezeigt“ werden.
Vergleich der gängigen Rechnungsformate
| Format | Eigenschaften | E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn? | Praxiseinsatz |
|---|---|---|---|
| Einfaches PDF | Visuell lesbares Dokument ohne strukturierten Datensatz | Nein | Bis zum Ende der jeweils geltenden Übergangsfrist mit Zustimmung des Empfängers möglich; danach regelmäßig nicht ausreichend |
| XRechnung | Reiner XML-Datensatz nach dem maßgeblichen Standard | Ja | Besonders verbreitet im öffentlichen Sektor und bei Behörden |
| ZUGFeRD | Hybrides Format aus PDF-Ansicht und eingebettetem XML-Datensatz | Ja, sofern die Anforderungen erfüllt sind | Praktisch für Unternehmen, die neben automatisierter Verarbeitung eine gut lesbare Ansicht benötigen |
| Geeignete EDI-Verfahren | Strukturierte Datenübermittlung zwischen Geschäftspartnern | Ja, sofern EN 16931-Kompatibilität bzw. Interoperabilität gegeben ist | Geeignet für etablierte, automatisierte B2B-Prozesse |
Bei ZUGFeRD sollte eine Version ab 2.0.1 genutzt werden. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Für viele mittelständische Unternehmen ist insbesondere ZUGFeRD EN 16931 oder EXTENDED praktisch, weil es strukturierte Daten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Ansicht verbindet.
Wichtig: Stimmen die Daten im strukturierten Teil und in der PDF-Ansicht nicht überein, ist grundsätzlich der strukturierte Datenteil maßgeblich.
Validierung von E-Rechnungen: So prüfen Unternehmen ihre Daten
Eine Validierungssoftware kann das technische Format und die Geschäftsregeln des verwendeten Rechnungsstandards prüfen. Die Validierung ist keine eigenständige gesetzliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, sie ist jedoch ein sinnvoller Kontrollschritt, weil sie technische Fehler frühzeitig sichtbar macht.
Eine technische Validierung ersetzt jedoch nicht die fachliche Prüfung der Rechnung. Empfänger müssen weiterhin kontrollieren, ob beispielsweise Leistender, Leistung, Betrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Rechnungsangaben inhaltlich plausibel und vollständig sind.
Praxisempfehlung:
- Nutzen Sie eine geeignete Validierungsanwendung, die das verwendete Rechnungsformat und dessen Geschäftsregeln prüft.
- Prüfen Sie umsatzsteuerliche Pflichtangaben und die sachliche Richtigkeit weiterhin fachlich.
- Dokumentieren Sie erkannte Abweichungen und fordern Sie bei Bedarf zeitnah eine berichtigte Rechnung an.
- Bewahren Sie Validierungsberichte als nachvollziehbaren Nachweis zum Prüfprozess auf.
- Testen Sie E-Mail-Postfächer, Sicherheitsfilter und Freigabeprozesse mit echten XML- und ZUGFeRD-Testdateien.
Fehlerarten bei E-Rechnungen
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern. Für die umsatzsteuerliche Bewertung ist entscheidend, ob die Rechnung als E-Rechnung anzuerkennen ist und ob die gesetzlich erforderlichen Pflichtangaben korrekt vorliegen.
Die drei Fehlerarten laut BMF-Schreiben:
| Fehlerart | Beschreibung | Mögliche Folge | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei entspricht nicht den technischen Anforderungen des verwendeten E-Rechnungsformats. | Die Datei gilt nicht als E-Rechnung. Während einer geltenden Übergangsregel kann sie gegebenenfalls noch als sonstige Rechnung behandelt werden. Besteht bereits E-Rechnungspflicht, ist regelmäßig eine Berichtigung erforderlich. | Fehlerhaftes XML oder nicht zulässiges XML-Schema. |
| Geschäftsregelfehler | Die Datei verletzt technische oder logische Geschäftsregeln des Formats. | Nicht jeder Geschäftsregelfehler ist zugleich ein umsatzsteuerlicher Mangel. Relevant wird er insbesondere dann, wenn dadurch steuerliche Pflichtangaben fehlen oder unzutreffend sind. | Ein formatbezogenes Feld ist nicht befüllt, obwohl alle steuerlich erforderlichen Angaben vorhanden sind. |
| Inhaltsfehler | Umsatzsteuerliche Pflichtangaben sind unvollständig, falsch oder widersprüchlich. | Der Vorsteuerabzug kann gefährdet oder von der Finanzverwaltung bis zur Berichtigung beanstandet werden. | Falscher Leistungserbringer, unzutreffende Steuernummer oder fehlerhafter Steuerbetrag. |
Eine pauschale Aussage, wonach jeder technische Fehler automatisch den Vorsteuerabzug endgültig ausschließt, wäre zu weitgehend. Entscheidend sind die konkrete Rechtslage, die geltende Übergangsregel und die Möglichkeit einer Rechnungsberichtigung im Einzelfall.
In der Praxis können zudem organisatorische Fehler teuer werden. IT-Sicherheitsfilter blockieren fälschlicherweise E-Rechnungen, oder unvollständige Belegdaten verlangsamen den internen Workflow.
Archivierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen
E-Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Während dieser Zeit müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein.
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil – etwa die XML-Datei – steuerlich relevant. Er muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben und maschinell auswertbar sein. Ein Papierausdruck oder eine reine Bildkopie genügt hierfür nicht.
Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD reicht im Regelfall die Aufbewahrung des strukturierten Datenteils aus. Die PDF-Ansicht sollte zusätzlich archiviert werden, wenn sie steuerlich relevante Angaben enthält, die im XML-Datensatz nicht abgebildet sind.
Die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen DV-Systems begründet allein nicht automatisch einen umsatzsteuerlichen Verstoß. Unabhängig davon sollten Unternehmen jedoch die allgemeinen GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit ihrer Prozesse beachten.
E-Rechnung mit DATEV und anderen Systemen
Für Unternehmen mit bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systemen sollte die E-Rechnung nicht als isoliertes Dateithema behandelt werden. Entscheidend ist ein durchgängiger Prozess vom Rechnungseingang beziehungsweise der Rechnungserstellung über Freigaben und Buchung bis zur Archivierung.
DATEV Unternehmen online und weitere DATEV-Lösungen können, abhängig von der eingesetzten Produktkombination und der individuellen Kanzlei- beziehungsweise Mandantenvereinbarung, E-Rechnungen verarbeiten, Belegdaten bereitstellen und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei unterstützen.
Prüf-Checkliste zur Systemauswahl für Unternehmen:
- Welche Rechnungsformate das vorhandene System erzeugen und empfangen kann
- Ob die eingesetzte Version XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile unterstützt
- Wie XML-Originaldateien revisionssicher archiviert werden
- Ob Rechnungsfreigaben, Zahlungsprozesse und Buchungsvorschläge integriert sind
- Welche Schnittstellen zum Steuerberater, ERP-System, DMS oder Kundenportal erforderlich sind
- Welche Produkt-, Einrichtungs- und laufenden Kosten für die konkrete Lösung entstehen
DATEV stellt eine passende Option für bestehende DATEV-Mandanten und typische Mittelstandsprozesse dar. Für komplexe ERP-, Lager- oder internationale EDI-Prozesse sollten jedoch andere Systemarchitekturen ausdrücklich als mögliche Alternative geprüft werden.
Schritt-für-Schritt zur E-Rechnung
Um eine reibungslose und rechtssichere Umstellung in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, empfiehlt sich ein strukturierter Ablauf in fünf Schritten:
- Ist-Analyse: Prüfen, welche Rechnungsformate heute eingehen und versendet werden, wie hoch der Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich ausfällt und welche Ausnahmen auf die eigenen Rechnungsfälle zutreffen. Außerdem muss der Empfang sichergestellt werden. Eingangskanal, Sicherheitsfilter, Zuständigkeiten und Weiterverarbeitung testen.
- Software und Formate festlegen: Mit Softwareanbieter und Steuerkanzlei klären, ob XRechnung, ZUGFeRD und gegebenenfalls EDI unterstützt werden.
- Schnittstellen und Archivierung einrichten: Rechnungsstellung, Eingang, Freigabe, Buchhaltung und Archivierung verbinden; XML vollständig und unverändert speichern.
- Validierung und Verantwortlichkeiten definieren: Technische und fachliche Prüfungen, Fehlerdokumentation und Berichtigungsprozesse festlegen.
- Mitarbeitende schulen und Testbetrieb durchführen: Reale XML- und ZUGFeRD-Fälle testen, bevor die jeweilige Versandpflicht greift.
Fazit & Ausblick
Die E-Rechnung ist keine reine IT-Anforderung. Sie betrifft Rechnungsstellung, Rechnungseingang, Buchhaltung, Steuerprozesse, Archivierung und Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten sowie der Steuerkanzlei.
Unternehmen sollten spätestens 2026 ihre Abläufe überprüfen. Wer 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, muss für die meisten betroffenen inländischen B2B-Umsätze ab dem 01.01.2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen unterhalb der Schwelle erhalten im Regelfall ein weiteres Jahr Übergangszeit bis Ende 2027.
Eine frühzeitige Umstellung erhöht die Prozesssicherheit, reduziert manuelle Erfassung und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Sie schützt zudem davor, dass Rechnungen wegen technischer oder inhaltlicher Fehler verzögert verarbeitet werden oder Korrekturschleifen im Zahlungsprozess entstehen.
Beratungsgespräch bei RNHS: Ihr reibungsloses Onboarding
Um Sie vor teuren Implementierungsfehlern zu bewahren, lassen wir Sie bei dieser Transition nicht allein. Die Fachexperten von RNHS, die durch stetige DATEV-Fortbildungen stets auf dem aktuellsten Stand der Digitalisierungsprozesse sind, begleiten Sie mit einem etablierten und strukturierten Onboarding-Prozess.
Die Zusammenarbeit beginnt in der Regel mit einem Erstgespräch zur Bestandsaufnahme. Darauf folgt die Einrichtung geeigneter DATEV-Produkte für eine reibungslose Kommunikation. Bevor wir in den Echtbetrieb übergehen, führen wir einen kurzen Testlauf mit echten Belegen durch. Im laufenden Alltag haben Sie minimalen Aufwand: Sie legen eingehende E-Rechnungen lediglich in DATEV Unternehmen online ab; RNHS prüft die ausgelesenen Daten, ordnet sie rechtssicher den Konten zu und gibt sie zur Buchung frei.
Sichern Sie Ihren Vorsteuerabzug und digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang effizient. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit den Digitalisierungs-Experten von RNHS und besuchen Sie unsere Hauptseite zur Finanzbuchhaltung für weitere Informationen!
Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Insbesondere bei steuerfreien Umsätzen, Kleinunternehmern, EDI-Verfahren, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und grenzüberschreitenden Sachverhalten sollte die konkrete steuerliche und technische Ausgestaltung individuell geprüft werden.
RNHS unterstützt Sie dabei von der technischen Einführung über die steuerliche Prüfung bis zur Validierung und Archivierung Ihrer E-Rechnungen.
Wir beraten Sie fachkundig und individuell.
FAQ zu elektronischen Rechnungen
Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Thema E-Rechnung.
Seit wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmer müssen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die technische Empfangsbereitschaft kann zunächst ein E-Mail-Postfach genügen. Praktisch sollten Unternehmen aber auch die Weiterleitung, Lesbarkeit, Prüfung und Archivierung strukturierter Rechnungsdateien sicherstellen.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Bis zum 31.12.2026 bestehen allgemeine Übergangsregelungen. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 können die Übergangsregel im Regelfall noch bis 31.12.2027 nutzen. Ab 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht für die meisten betroffenen inländischen B2B-Umsätze, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Darf ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail versenden?
Ja, aber nur innerhalb der jeweils geltenden Übergangsfrist und bei elektronischen sonstigen Rechnungen grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers. Bis Ende 2026 gilt dies für alle Unternehmen. Im Jahr 2027 gilt es noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
Was ist der Unterschied zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD?
Ein einfaches PDF ist lediglich ein visuelles Dokument und keine strukturierte E-Rechnung. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung, wenn sie die maßgeblichen technischen und steuerlichen Vorgaben erfüllen.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich verwenden?
Geeignet ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Für viele typische B2B-Prozesse kommen insbesondere die Profile EN 16931 oder EXTENDED in Betracht. Welche Variante passt, hängt von Ihrem System, Ihren Kundenanforderungen und den benötigten Rechnungsdaten ab.
Muss ich jede E-Rechnung validieren?
Eine Validierung ist nicht als eigenständige gesetzliche Voraussetzung vorgeschrieben. Sie ist aber empfehlenswert, um Format- und Geschäftsregelfehler frühzeitig zu erkennen. Die Validierung ersetzt nicht die Prüfung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und der inhaltlichen Richtigkeit.
Was passiert bei Fehlern in einer E-Rechnung?
Die Folgen hängen von der Fehlerart ab. Technische Formatfehler können dazu führen, dass eine Datei nicht als E-Rechnung gilt. Inhaltsfehler in steuerlichen Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug gefährden oder eine Berichtigung erforderlich machen. Unternehmen sollten Fehler dokumentieren und zeitnah eine korrigierte Rechnung anfordern oder ausstellen.
Muss ich bei ZUGFeRD sowohl PDF als auch XML archivieren?
Der strukturierte Teil der E-Rechnung – bei ZUGFeRD typischerweise der eingebettete XML-Datensatz – muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Die PDF-Ansicht sollte zusätzlich archiviert werden, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthält, die nicht im strukturierten Datenteil vorhanden sind.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Datenteil vollständig, unversehrt und maschinell auswertbar erhalten bleiben.
Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?
Wichtige Ausnahmen betreffen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Außerdem ist die allgemeine Pflicht auf inländische B2B-Umsätze ausgerichtet; Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter diese allgemeine B2B-Pflicht. Die genaue Einordnung sollte bei Sonderfällen geprüft werden.
Welches Jahr zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Es zählt der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres gemäß § 19 Abs. 2 UStG. Für die ab 01.01.2027 relevante Frage ist damit der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 maßgeblich.
