Digitale Kassen und das Ende der Papierbons: Das plant die Bundesregierung ab 2028

Stand: 03.11.2026

Die Bundesregierung will die offene Ladenkasse weitgehend abschaffen und den Papierbon durch einen digitalen Beleg ersetzen. Nach einem Gesetzentwurf, den das Bundeskabinett am 23.9.2026 beschlossen hat, sollen Betriebe mit mehr als 100.000 EUR Gesamtumsatz im Jahr ab 2028 digitale Kassen mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen müssen. Gleichzeitig soll die Pflicht zum Papierbon ab 2028 entfallen. Ausgenommen sein sollen unter anderem Betriebe, die weniger als 12.000 EUR Barumsatz im Jahr erzielen. Gleichzeitig soll die Pflicht zum Papierbon ab 2028 entfallen. Noch handelt es sich um einen Entwurf.
Betroffen wären vor allem bargeldintensive Branchen wie Gastronomie, Bäckereien, Friseure oder Einzelhändler, die heute noch ohne elektronisches Kassensystem arbeiten. Laut Gesetzentwurf gibt es in Deutschland derzeit rund 114.000 offene Ladenkassen; die Bundesregierung rechnet mit rund 114.800 Kassen, die neu angeschafft werden müssten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was geplant ist, wer betroffen ist und wie Sie sich vorbereiten.

Das Wichtigste in Kürze

• Kassenpflicht: Nach dem Regierungsentwurf sollen grundsätzlich Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften kassenpflichtig werden, deren Gesamtumsatz 100.000 EUR übersteigt.
• Ausnahmen: Liegt der Barumsatz unter 12.000 EUR im Jahr, soll keine Kassenpflicht gelten. Weitere Ausnahmen kann das Bundesfinanzministerium per Verordnung regeln.
• Start: Wer die Umsatzgrenze 2026 überschreitet, soll ab dem 1.1.2028 eine digitale Kasse nutzen müssen, sofern das Gesetz unverändert beschlossen wird.
• Digitaler Beleg: Ab 2028 soll der Papierbon durch einen elektronischen Beleg ersetzt werden, etwa per QR-Code.
• Sanktionen: Das Inverkehrbringen und der Einsatz von Manipulationssoftware sollen eigene Steuerstraftaten werden.
• Stand: Es handelt sich um einen Regierungsentwurf. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen.

Was plant die Bundesregierung?

Grundlage ist der Entwurf eines „Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“, auch Zweites Kassengesetz genannt. Das Bundeskabinett hat ihn am 23.9.2026 beschlossen. Er liegt dem Bundestag als Drucksache 21/8867 vor, die erste Lesung ist für den 6.11.2026 angesetzt.
Hintergrund ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Bei offenen Ladenkassen, also Kassen ohne elektronische Aufzeichnung, lassen sich Bareinnahmen leicht unvollständig erfassen. Das Bundesfinanzministerium sieht darin ein erhöhtes Risiko, dass Umsätze nicht vollständig versteuert werden.
Digitale Kassen, die den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, schützen die Aufzeichnungen über eine zertifizierte TSE vor nachträglicher Änderung. Außerdem erzeugen sie die Daten in einem einheitlichen Format für die Finanzverwaltung (DSFinV-K). Unvollständig erfasste Einnahmen lassen sich so deutlich leichter aufdecken.

Geplante Kassenpflicht: Wer wäre betroffen?

Die Kassenpflicht soll im neuen § 146b AO geregelt werden. Nach dem Regierungsentwurf betrifft sie grundsätzlich Steuerpflichtige, die

• einen Gewerbebetrieb oder einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind und
• einen Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 S. 1 UStG von mehr als 100.000 EUR im Kalenderjahr erzielen.
  Sie sollen dann ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne von § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung verwenden müssen, also eine digitale Kasse mit TSE.

Welche Ausnahmen sind vorgesehen?

Nicht unter die Kassenpflicht fallen sollen Steuerpflichtige, die zwar Bargeld annehmen, deren Bargeldumsatz aber unter 12.000 EUR im Jahr liegt. Das gilt auch dann, wenn der Gesamtumsatz über 100.000 EUR liegt. Wer genau 12.000 EUR Barumsatz erzielt, fällt nicht mehr unter die Ausnahme. Die Ausnahme greift nach dem Wortlaut nur für Steuerpflichtige, die überhaupt Bargeld annehmen.
Zum Barumsatz zählen nach Auswertungen von Fachkreisen insbesondere Banknoten und Münzen sowie bestimmte Gutscheine und Aufladekarten. Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte zählen nicht dazu. Der Entwurf selbst definiert den Begriff nicht ausdrücklich.
Weitere Ausnahmen kann das Bundesfinanzministerium per Rechtsverordnung festlegen. Im Gespräch sind etwa Vertrauenskassen, zum Beispiel an Selbstpflückfeldern, die Direktvermarktung landwirtschaftlicher Betriebe sowie Wochen- und Jahrmärkte. Zusätzlich soll in Einzelfällen eine Befreiung bei sachlicher Härte möglich sein.
Wichtig: Die Umsatzgrenze von 100.000 EUR bezieht sich auf den Gesamtumsatz, nicht nur auf Barumsätze. Auch Betriebe mit überwiegend unbaren Einnahmen sollten daher prüfen, ob sie betroffen sind.
Wer gar kein Bargeld annimmt, fällt nach dem Wortlaut nicht unter die Barumsatz-Ausnahme und wäre bei mehr als 100.000 EUR Gesamtumsatz grundsätzlich kassenpflichtig. Über die Kasse zu erfassen sind nach der Gesetzesbegründung dann auch Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte; nur Lastschriften und Überweisungen über ein Konto bleiben außen vor. Verbände kritisieren diese Anknüpfung an den Gesamtumsatz. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa von Heilberufen oder Versicherungsvertretern, zählen nach § 19 Abs. 2 S. 1 UStG allerdings nicht zum Gesamtumsatz.

Ab wann gilt die Kassenpflicht?

Grundsätzlich soll die Kassenpflicht nach dem Entwurf ab dem 1. Juli des Jahres greifen, das auf das Jahr der erstmaligen Überschreitung der Umsatzgrenze folgt. Für den Start gilt eine Sonderregel:
Wer schon 2026 die Grenzen überschreitet, muss bereits ab dem 1.1.2028 eine digitale Kasse nutzen (Art. 101a Abs. 3 EGAO-E) und hat damit bis Ende 2027 Zeit für die Umstellung, sofern das Gesetz unverändert beschlossen wird. Eine einmal eingetretene Kassenpflicht endet erst mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen nicht mehr vorliegen.

Digitaler Beleg statt Papierbon

Seit 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht: Zu jedem Kassenvorgang muss ein Beleg ausgegeben werden, meist als Papierbon. Diese Pflicht soll ab dem 1.1.2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden.
Unternehmen mit elektronischem Kassensystem sollen dem Kunden dann in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Kauf einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen. Wie der Beleg übermittelt wird, bleibt offen. Möglich sind zum Beispiel:

• ein QR-Code auf dem Kassendisplay
• ein Download-Link oder eine App
• eine E-Mail
• eine NFC-Übertragung

Der Kunde muss den digitalen Beleg nach der Gesetzesbegründung nicht annehmen. Sein Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB bleibt bestehen. Einen Papierbeleg muss das Unternehmen aber nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden ausstellen. Im Gesetzestext selbst ist das nicht geregelt.
Eine Übergangsfrist ist für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Waagenfunktion vorgesehen, die bestimmten Anforderungen des Mess- und Eichrechts unterliegen. Sie dürfen nach dem Entwurf noch bis zum 31.12.2032 Papierbelege ausgeben.

Sanktionen und weitere Pflichten

Nach dem Regierungsentwurf sollen mit der Kassenpflicht auch die Sanktionen verschärft werden:

Die Bußgeldhöhen ergeben sich aus § 379 Abs. 4 und 6 AO in Verbindung mit dem Entwurf; den Rahmen von 25.000 EUR nennt die Gesetzesbegründung ausdrücklich. Neu ist zudem, dass Verstöße gegen die bisherige Belegausgabepflicht schon ab Inkrafttreten des Gesetzes und damit vor 2028 als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können. Außerdem soll künftig auch das Finanzamt eine Kassen-Nachschau durchführen dürfen, in dessen Bezirk der Unternehmer tätig wird, etwa auf Märkten oder Messen.

Der Entwurf enthält außerdem Regelungen, die nicht direkt mit Kassen zu tun haben. So sollen Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse künftig auch digital aufbewahrt werden dürfen, und Mietwagen sowie Fahrzeuge im gebündelten Bedarfsverkehr, etwa Ride-Hailing- und Ride-Pooling-Dienste, sollen ab dem 1.1.2029 Wegstreckenzähler mit digitaler Schnittstelle und TSE-Anbindung nutzen. Taxis sind nicht erfasst.Für Taxis gelten vergleichbare Pflichten bereits heute.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Noch ist die Kassenpflicht nicht beschlossen. Wer heute mit einer offenen Ladenkasse arbeitet oder eine neue Kasse anschaffen will, sollte die Pläne aber bereits berücksichtigen. Eine Kasse, die heute ohne TSE oder ohne Schnittstelle für digitale Belege gekauft wird, muss womöglich in wenigen Jahren ersetzt werden.

Checkliste: Vorbereitung auf digitale Kassen

• Gesamtumsatz 2026 prüfen: Liegt er über 100.000 EUR?
• Barumsatz ermitteln (ohne Kartenzahlungen): Liegt er unter 12.000 EUR im Jahr?
• Prüfen, ob eine der geplanten Ausnahmen in Frage kommt, etwa Wochenmarkt oder Direktvermarktung
• Bei Neuanschaffung: Kasse mit zertifizierter TSE und Schnittstelle für digitale Belege wählen
• Kosten und Fördermöglichkeiten für ein Kassensystem frühzeitig einplanen
• Mitarbeiter auf neue Abläufe beim Kassieren und bei der Belegausgabe vorbereiten
• Bei bestehender Kasse: TSE-Zertifikat und Ablaufdatum prüfen
• Gesetzgebungsverfahren verfolgen und Zeitplan bei Änderungen anpassen

Fazit: Digitale Kassen werden zum Standard

Mit dem Zweiten Kassengesetz will die Bundesregierung die offene Ladenkasse für die meisten Betriebe abschaffen und den Papierbon durch einen digitalen Beleg ersetzen. Wer 2026 mehr als 100.000 EUR Gesamtumsatz erzielt und unter keine Ausnahme fällt, müsste dann ab dem 1.1.2028 eine digitale Kasse mit TSE nutzen. Noch handelt es sich um einen Entwurf, der sich im Gesetzgebungsverfahren ändern kann. Wer eine neue Kasse plant, sollte die Anforderungen aber schon heute mitdenken.

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