In vielen Unternehmen läuft die Kommunikation mit der Steuerberatung noch immer über E-Mails, Telefonate und unterschiedliche Plattformen. Das führt schnell zu Unübersichtlichkeit, fehlenden Unterlagen und vermeidbaren Rückfragen. MyDATEV Kommunikation bündelt diese Abläufe in einem zentralen, geschützten Online-Bereich.
Dieser Beitrag erklärt, wie Sie MyDATEV Kommunikation als Mandant nutzen können, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen und worauf Sie bei der täglichen Arbeit achten sollten.
Was ist MyDATEV Kommunikation?
MyDATEV Kommunikation ist eine Online-Plattform für den sicheren Austausch von Nachrichten, Aufgaben und Dokumenten zwischen Mandanten und Steuerkanzlei. Sie nutzen das System über den Browser, ohne zusätzliche lokale Installation.
Die Besonderheit: Alle Daten werden im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Damit werden sensible Unterlagen nicht mehr per E-Mail versendet, sondern zentral in einer Umgebung ausgetauscht, die genau für diesen Zweck entwickelt wurde.
MyDATEV Kanzlei und MyDATEV Kommunikation: kurz erklärt
Im Zusammenhang mit der Plattform fallen zwei Begriffe:
- MyDATEV Kanzlei
Steuerungstool für die Steuerkanzlei. Hier werden Mandanten, Aufgaben, Freigaben und interne Prozesse organisiert. - MyDATEV Kommunikation
Oberfläche für Mandanten. Hier laden Sie Dokumente hoch, erhalten Unterlagen, bearbeiten Aufgaben und schreiben Nachrichten.
Vereinfacht: MyDATEV Kanzlei ist das Werkzeug auf Kanzleiseite, MyDATEV Kommunikation das dazugehörige Modul auf Mandantenseite.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
MyDATEV Kommunikation konzentriert sich auf vier Kernbereiche.
1. Dokumente sicher austauschen
Sie können Belege, Verträge, Auswertungen und andere Unterlagen per Drag and Drop hochladen. Die Kanzlei stellt Ihnen im Gegenzug Dokumente direkt im Portal bereit, etwa Auswertungen, Bescheide oder Entwürfe.
Vorteile:
- Keine unsicheren E-Mail-Anhänge mit sensiblen Daten.
- Alle relevanten Dokumente zur Zusammenarbeit an einem Ort.
2. Unterhaltungen wie in einem themenbezogenen Chat
Rückfragen und Informationen laufen über sogenannte Unterhaltungen. Diese funktionieren wie Chatverläufe, die thematisch sortiert sind, zum Beispiel:
So lassen sich Fragen und Antworten leichter zuordnen und später wiederfinden.
3. Aufgaben mit Fristen
Die Kanzlei kann Ihnen Aufgaben einstellen, etwa:
- „Unterlagen für die Umsatzsteuervoranmeldung hochladen“
- „Rückfragen zur Einkommensteuer beantworten“
Zu jeder Aufgabe können Fristen und Erinnerungen hinterlegt werden. Sie sehen auf einen Blick, was noch offen ist und welche Aufgaben bereits erledigt sind.
4. Steuererklärungen digital freigeben
Freigaben funktionieren wie Aufgaben: Sie erhalten die Unterlagen digital, prüfen sie in Ruhe und geben sie mit wenigen Klicks frei oder stellen Rückfragen. Ein Ausdruck und eine handschriftliche Unterschrift sind dafür nicht mehr erforderlich.
Voraussetzungen und Anmeldung
Für die Nutzung von MyDATEV Kommunikation benötigen Sie:
- einen aktuellen Browser (empfohlen: Chrome, Edge oder Firefox)
- ein gesichertes DATEV-Zugangsmedium (SmartLogin-App, SmartCard /mIDentity-Stick)
- eine Freischaltung durch die Kanzlei
Nach der Freischaltung rufen Sie die Plattform über das MyDATEV-Portal auf und melden sich mit dem bereitgestellten Verfahren an.
So nutzen Sie MyDATEV Kommunikation im Alltag
- Aufruf der Plattform
Sie öffnen den entsprechenden Link zum MyDATEV-Portal in Ihrem Browser. - Mandat auswählen
Falls Sie mehrere Unternehmen betreuen oder mehrere Rollen haben, wählen Sie das passende Mandat aus. - Unterhaltung starten
Über das Widget „Unterhaltungen“ können Sie eine neue Unterhaltung beginnen, ein Thema auswählen und Ihre Nachricht verfassen. - Dokumente hinzufügen
Über eine Schaltfläche oder per Drag and Drop fügen Sie Dateien zu Ihrer Nachricht hinzu. Abschließend senden Sie die Unterhaltung ab. - Aufgaben und Freigaben bearbeiten
Offene Aufgaben und Freigaben werden im Portal angezeigt. Sie können dort Unterlagen einsehen, Fragen beantworten und Freigaben erteilen.
Wichtige technische Grenzen beim Upload
Damit Uploads stabil funktionieren, gelten einige technische Grenzen:
- Maximale Anzahl Dateien pro Uploadvorgang: 100 Dateien
- Maximale Dateigröße pro Datei: 20 MB
- Unterstützte Formate (Auswahl): PDF, Bilddateien wie JPEG, Office-Dokumente
Größere Datenmengen lassen sich auf mehrere Uploadvorgänge aufteilen.
Wichtiger Hinweis: MyDATEV Kommunikation ist kein Archiv
Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass hochgeladene Dokumente dauerhaft in MyDATEV Kommunikation gespeichert bleiben. Die Plattform ist ausdrücklich für die Zusammenarbeit gedacht, nicht für die langfristige Archivierung.
Typisch ist folgende Vorgehensweise:
- Dokumente werden von der Kanzlei weiterverarbeitet oder in andere Systeme übernommen.
- Erledigte Unterlagen können aus Übersichtsgründen regelmäßig gelöscht werden.
Für die rechtssichere Langzeitarchivierung stehen andere Lösungen zur Verfügung, zum Beispiel:
Wichtig: Wenn Sie Unterlagen selbst dauerhaft aufbewahren möchten, sollten Sie diese zusätzlich in Ihrem eigenen System (z. B. Dokumentenablage, DMS) sichern.
Benachrichtigungen sinnvoll einstellen
Damit Sie keine wichtigen Aufgaben oder Dokumente übersehen, sollten Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen prüfen. Empfehlenswert ist es, E-Mail-Benachrichtigungen für neue Dokumente oder Aufgaben auf „sofort“ zu stellen.
So werden Sie informiert, wenn:
- neue Unterlagen bereitgestellt werden,
- eine neue Aufgabe hinzugefügt wurde,
- eine Antwort in einer Unterhaltung eingegangen ist.
Kostenüberblick
Für Sie als Mandant entstehen durch die Nutzung von MyDATEV Kommunikation keine zusätzlichen Lizenzkosten.
Sie erhalten Zugang zu einer zentralen, sicheren Kommunikationsplattform, über die Sie einfach und geschützt mit Ihrer Kanzlei kommunizieren und Dateien austauschen können.
Ablösung von „Freizeichnung online“
Die bisherige DATEV-Lösung „Freizeichnung online“ wird nach und nach durch MyDATEV Kanzlei und MyDATEV Kommunikation ersetzt. Ziel ist ein einheitlicher, moderner Freigabeprozess über eine Plattform, statt mehrere parallel laufender Systeme.
Für Mandanten bedeutet das:
- Freigaben werden direkt im MyDATEV-Umfeld erteilt.
- Kein Wechsel mehr zwischen unterschiedlichen Anwendungen.
- Ein durchgängiger Prozess für Dokumente, Aufgaben und Freigaben.
Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden
- Browserfehler und Anmeldestörungen
Häufige Ursache sind blockierte Cookies oder veraltete Browser. Nutzen Sie einen aktuellen Browser und erlauben Sie Cookies für DATEV-Seiten. - Fehlende Unterlagen in Unterhaltungen
Die Sichtbarkeit wird über Rechte und Themen gesteuert. Wenn Sie bestimmte Inhalte nicht sehen, kann es an fehlenden Berechtigungen liegen. In diesem Fall sollte die Rechtevergabe geprüft werden.
Fazit
MyDATEV Kommunikation bietet einen klar strukturierten Rahmen für die digitale Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerkanzlei. Dokumente, Aufgaben, Fragen und Freigaben laufen an einem Ort zusammen, ohne unsichere E-Mails und ohne Medienbrüche.
Für Mandanten, die gemeinsam mit RNHS & Partner auf eine digitale Arbeitsweise setzen möchten, ist MyDATEV Kommunikation ein zentraler Baustein: Die Kommunikation wird transparenter, Fristen sind besser im Blick und wichtige Unterlagen gehen nicht mehr im E-Mail-Verlauf verloren.
Häufige Fragen zu MyDATEV Kommunikation
Was ist der Unterschied zwischen MyDATEV Kanzlei und MyDATEV Kommunikation?
MyDATEV Kanzlei ist das Steuerungstool für die Kanzlei. MyDATEV Kommunikation ist das Modul, das Sie als Mandant nutzen, um Nachrichten, Dokumente und Aufgaben auszutauschen.
Bleiben meine Dokumente dauerhaft im Portal gespeichert?
Nein. MyDATEV Kommunikation ist keine Archivlösung. Dokumente werden nach der Bearbeitung regelmäßig bereinigt. Für eine dauerhafte Aufbewahrung sollten andere Systeme genutzt werden.
Welche Browser werden unterstützt?
Empfohlen werden aktuelle Versionen von Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox. Ältere Browser wie der Internet Explorer werden nicht mehr unterstützt.
Was kostet MyDATEV Kommunikation für Mandanten?
Es entstehen für Mandanten keine zusätzlichen Lizenzkosten. Die notwendigen Lizenzen und Freischaltungen werden über die Kanzlei abgedeckt.
Wer kann Unterhaltungen einsehen?
Unterhaltungen sind für diejenigen Personen sichtbar, die für das entsprechende Mandat und Thema berechtigt sind. Eine feine abgestufte Rechtevergabe auf Ebene einzelner Nachrichten ist derzeit nicht vorgesehen.
