Die Einkommensteuererklärung muss heute nicht mehr mit Papierstapeln, Ordnern und einzelnen Nachweisen per Post verbunden sein. Mit DATEV Meine Steuern lassen sich Belege digital bereitstellen, wichtige Daten strukturiert erfassen und die fertige Steuererklärung online freigeben.
Der Beitrag richtet sich an Mandanten, die ihre Einkommensteuer gemeinsam mit RNHS & Partner digital organisieren möchten. Auch wenn Sie bisher noch nicht mit DATEV-Anwendungen arbeiten, ist der Einstieg in der Regel unkompliziert.
Was ist DATEV Meine Steuern?
DATEV Meine Steuern ist eine Cloud-Anwendung für die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatung bei der Einkommensteuer. Belege werden digital hochgeladen, steuerliche Daten zentral gesammelt und die fertige Erklärung kann später papierlos freigegeben werden.
Die Anwendung ist auf einen durchgängigen digitalen Ablauf ausgelegt. Statt Unterlagen gesammelt zum Jahresende einzureichen, können Dokumente unterjährig abgelegt werden, sodass die Informationen bereits strukturiert vorliegen, wenn die Steuererklärung erstellt wird.
So läuft die Zusammenarbeit
Im Kern besteht der Ablauf aus drei Schritten: Belege hochladen, Daten abrufen und die fertige Erklärung digital freigeben. Genau diese Struktur macht den Prozess für Mandanten übersichtlich und reduziert Rückfragen.
Wichtig ist dabei, dass Sie Ihre Belege direkt selbst hochladen. Die Erfahrung zeigt: Werden Papierbelege erst nachträglich in der Kanzlei eingescannt, entsteht dadurch zusätzlicher Aufwand, was mit Mehrkosten verbunden sein kann.
Schritt 1: Belege digital hochladen
Dokumente können entweder am PC über den Browser oder per Smartphone mit DATEV Upload mobil hochgeladen werden. Belege lassen sich dabei in Kategorien wie Vermietung, Versicherungen oder Handwerkerleistungen ablegen, sodass die Unterlagen von Anfang an geordnet im System liegen.
Für Mandanten ist das vor allem deshalb hilfreich, weil Belege nicht mehr über Monate gesammelt werden müssen. Stattdessen können Rechnungen, Bescheinigungen oder Quittungen direkt dann hochgeladen werden, wenn sie anfallen.
Schritt 2: Vorausgefüllte Steuerdaten nutzen
Ein zentraler Vorteil ist die vorausgefüllte Steuererklärung, kurz VaSt. Dabei können steuerlich relevante Daten wie Werte aus der Lohnsteuerbescheinigung, Rentenbezugsmitteilungen oder Krankenkassenbeiträge elektronisch abgerufen werden, sofern die erforderliche Vollmacht vorliegt.
Das spart Zeit und reduziert den Aufwand, weil viele Standardnachweise nicht mehr manuell zusammengesucht werden müssen. Für die praktische Zusammenarbeit heißt das: Sie liefern ergänzende Unterlagen, während ein Teil der Grunddaten bereits elektronisch bereitgestellt werden kann.
Schritt 3: Digital freigeben
Sobald die Einkommensteuererklärung erstellt ist, kann sie digital zur Prüfung bereitgestellt werden. Die Freigabe erfolgt über MyDATEV Kanzlei, wo Unterlagen online geprüft und anschließend mit wenigen Klicks freigegeben werden können.
Damit entfällt der klassische Ablauf mit Ausdruck, Unterschrift und Rückversand. Für viele Mandanten ist genau das einer der größten praktischen Vorteile, weil keine Fahrten, kein Postversand und keine Medienbrüche mehr nötig sind.
Vorteile im Alltag
Mehrere Vorteile machen sich im Alltag bemerkbar:
- Höhere Transparenz bei der Belegablage, weil Unterlagen direkt in passende Kategorien einsortiert werden.
- Weniger Suchaufwand zum Jahresende, da Belege laufend hochgeladen werden.
- Strukturierte Eingabe persönlicher Daten statt formloser E-Mails oder handschriftlicher Notizen.
- Schnellere Reaktion auf Rückfragen des Finanzamts, weil Belege im digitalen Archiv gezielt gefunden und elektronisch nachgereicht werden können.
Zusätzlich entsteht ein klarer, nachvollziehbarer Prozess, der sowohl für Mandanten als auch für die Steuerberatung gut planbar ist.
Datenschutz und Sicherheit
Die Daten werden im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. DATEV ist nach anerkannten Sicherheitsstandards zertifiziert und betreibt eigene Hochsicherheitsrechenzentren.
Der Zugang erfolgt nicht über ein einfaches Passwort, sondern über abgesicherte Verfahren wie DATEV SmartLogin. So ist gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Steuerdaten erhalten.
Technische Voraussetzungen
Für die Nutzung von DATEV Meine Steuern benötigen Sie:
- einen DATEV-Zugang, über die App DATEV SmartLogin
- optional die App DATEV Upload mobil für das einfache Fotografieren und Hochladen von Belegen
- eine erteilte Vollmacht, damit steuerliche Daten im Rahmen der vorausgefüllten Steuererklärung abgerufen werden können
Die Rechte und Berechtigungen werden im Hintergrund entsprechend eingerichtet.
Für wen sich das besonders lohnt
DATEV Meine Steuern eignet sich vor allem für Mandanten, die ihre Einkommensteuer ohne Papierordner organisieren möchten. Dazu zählen zum Beispiel:
- Berufstätige mit wiederkehrenden Aufwendungen
- Vermieter mit laufenden Einnahmen und Kosten
- Familien, bei denen mehrere Personen steuerlich zu berücksichtigen sind
- Personen mit vielen Einzelnachweisen, die bisher auf Papier gesammelt wurden
Der größte Nutzen entsteht, wenn Belege nicht mehr gesammelt, sondern direkt digital abgelegt werden und persönliche Angaben strukturiert im System erfasst sind.
Schritt für Schritt mit RNHS & Partner
- Zunächst wird geklärt, ob bereits ein DATEV-Zugang besteht und welche bisherigen Unterlagen oder Vorjahresdaten für die digitale Zusammenarbeit genutzt werden können.
- Anschließend erhalten Sie die notwendigen Informationen zur Registrierung und Anmeldung, zum Beispiel für die Nutzung von DATEV SmartLogin oder SmartCard.
- Danach laden Sie Belege laufend digital hoch und erfassen ergänzende persönliche Angaben in den vorgesehenen Eingabebereichen.
- Für den Abruf der vorausgefüllten Steuerdaten wird die erforderliche Vollmacht eingerichtet, damit relevante Informationen elektronisch beim Finanzamt abgerufen werden können.
- Ist die Steuererklärung fertiggestellt, wird sie digital zur Verfügung gestellt. Sie prüfen die Unterlagen online und geben diese mit wenigen Klicks endgültig frei.
Fazit
DATEV Meine Steuern bietet einen klaren und effizienten Weg zur digitalen Einkommensteuererklärung. Belege und Freigabe laufen in einem durchgängigen Prozess zusammen, der den Aufwand spürbar reduziert
Häufige Fragen zu DATEV Meine Steuern
Was kostet DATEV Meine Steuern?
In der Regel entstehen für Mandanten keine zusätzlichen Lizenzkosten, da die Nutzung über die von der Kanzlei eingesetzten DATEV-Pakete abgedeckt ist. Welche Kosten im Detail anfallen, wird im persönlichen Gespräch erläutert.
Welche Belege muss ich hochladen?
Die Anwendung hilft mit vorgeschlagenen Kategorien und typischen Belegarten weiter. Viele Standarddaten, etwa Lohnsteuerdaten oder bestimmte Beiträge, können zusätzlich über die vorausgefüllte Steuererklärung elektronisch bereitgestellt werden.
Wie erfolgt die Freigabe der fertigen Erklärung?
Die Freigabe erfolgt digital über MyDATEV Kanzlei. Ein Ausdruck oder eine handschriftliche Unterschrift ist dafür nicht mehr erforderlich.
