Die gesetzlichen Anforderungen an die Kassenführung sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Mit der Kassensicherungsverordnung und den GoBD sind Unternehmen verpflichtet, Kassendaten vollständig, nachvollziehbar und manipulationssicher zu dokumentieren und aufzubewahren. Gleichzeitig stehen viele Betriebe unter wirtschaftlichem Druck und können sich ineffiziente Abläufe nicht mehr leisten.
DATEV MeinFiskal unterstützt Unternehmen dabei, ihre Kassenführung digital zu organisieren und die Kassendaten automatisiert in die Buchhaltung zu übergeben. Gerade für Betriebe mit viel Barumsatz ist das ein wichtiger Baustein, um rechtssicher zu arbeiten und Zeit zu sparen.
Was ist DATEV MeinFiskal?
MeinFiskal ist eine Plattform der DATEV für die digitale Verarbeitung von Kassendaten. Wenn ein kompatibles Kassensystem eingesetzt wird, werden die Daten nach dem Tagesabschluss im standardisierten Format automatisch in die DATEV-Cloud übertragen.
Die Daten werden dort sicher gespeichert und können für Kassenprüfungen, Betriebsprüfungen und die Finanzbuchhaltung verwendet werden. Gleichzeitig können sie in das DATEV Kassenbuch online übernommen werden, sodass Buchungsvorschläge für die Kanzlei entstehen.
Kurz gesagt:
- Die Kasse übermittelt die Daten automatisch in die DATEV-Cloud.
- Die Daten werden revisionssicher archiviert.
- Sie stehen für die Buchhaltung und spätere Prüfungen bereit.
Kassenarchiv online und Kassenbuch online: Der Unterschied
Für den Einsatz von MeinFiskal ist wichtig zu verstehen, dass zwei Bausteine eine Rolle spielen: das Kassenarchiv online und das Kassenbuch online.
Kassenarchiv online
Das Kassenarchiv online ist der digitale Speicherort für Kassendaten. Dort werden unter anderem Kassenrohdaten, TSE-Signaturen, Exporte im gesetzlichen DSFinV-K-Format und weitere prüfungsrelevante Unterlagen archiviert. Die Aufbewahrung erfolgt zehn Jahre lang und erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.
Neben den technischen Kassendaten können auch ergänzende Dokumente wie Speisekarten, Programmieranleitungen oder die Verfahrensdokumentation gespeichert werden.
Kassenbuch online
Das Kassenbuch online ist Teil von DATEV Unternehmen online. Es arbeitet mit den Daten aus dem Kassenarchiv, bereitet diese auf und erstellt Erfassungssätze beziehungsweise Buchungsvorschläge für die Finanzbuchführung. Damit entfällt das manuelle Abtippen von Z-Bons oder Tagesendsummen.
Vereinfacht:
- Kassenarchiv online: Langfristige Sicherung der Kassendaten.
- Kassenbuch online: Weiterverarbeitung zu Buchungsvorschlägen für die Finanzbuchhaltung.
Kosten und Gebühren
Die Gesamtkosten setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen. Für eine grobe Orientierung sind insbesondere folgende Punkte relevant:
- Kassenarchiv online: Die revisionssichere Archivierung wird pauschal pro Kasse abgerechnet. Hier fallen monatliche Gebühren an.
- DATEV Unternehmen online: Für das Kassenbuch online ist ein Vertrag für DATEV Unternehmen online erforderlich, der als technische Basis dient.
- Kassenmeldung: Für die Meldung einer elektronischen Kasse an das Finanzamt kann das optionale Modul DATEV Kassenmeldung genutzt werden. Hier wird pro Meldung eine Gebühr fällig.
Welcher Betrag im konkreten Fall monatlich anfällt, hängt von der Anzahl der Kassen sowie der gewählten Module ab. Dazu kommt gegebenenfalls das allgemeine Dokumentenspeichervolumen, in das Kassendaten seit einem bestimmten Stichtag einfließen können.
Welche Kassensysteme sind geeignet?
Damit MeinFiskal genutzt werden kann, muss das Kassensystem den DATEV-Datenstandard unterstützen. Kernpunkt ist die DFKA-Taxonomie und der DATEV Datenservice Kassenarchiv.
Am DATEV-Marktplatz sind verschiedene Kassensysteme gelistet, die diesen Standard bereits integriert haben, zum Beispiel:
- Systeme im Tablet- oder stationären Bereich, die automatisch Tagesabschlüsse in die DATEV-Cloud hochladen.
- Kassenlösungen mit integriertem DATEV-Onboarding-Assistenten.
- Spezialkassen für Gastronomie oder Bäckereien, die tägliche Datenexporte inklusive TSE-Informationen übertragen.
Entscheidend ist weniger der Name des Systems, sondern die vorhandene DATEV-Schnittstelle und die Unterstützung der notwendigen Formate.
Schritt für Schritt: Einrichtung und Anbindung
Die Einrichtung von MeinFiskal erfordert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Kassenanbieter und Steuerberatung. Der Ablauf lässt sich in drei Hauptbereiche gliedern.
1. Registrierung bei MeinFiskal
Zuerst wird ein Konto bei MeinFiskal vom Unternehmer angelegt. Die Registrierung erfolgt online und ist zunächst unabhängig von den späteren Nutzungsgebühren.
- Aufruf der Website von MeinFiskal.
- Registrierung mit einer dauerhaft erreichbaren E-Mail-Adresse.
- Hinterlegung einer Zahlungsart wie SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal.
2. Anbindung des Kassensystems
Anschließend wird die Kasse technisch mit MeinFiskal verbunden:
- Aktivierung der DATEV-Schnittstelle (zum Beispiel DATEVconnect online) in der Kassensoftware.
- Der Kassenhersteller unterstützt in der Regel bei der Einrichtung.
- Sobald der erste Tagesabschluss erfolgreich übertragen wurde, wird in MeinFiskal automatisch ein Kassenordner erzeugt. Ein manuelles Erstellen von Ordnern ist üblicherweise nicht erforderlich.
Wichtig ist, dass Stammdaten in der Kasse (zum Beispiel Bezeichnungen oder Nummern) sauber geführt werden, damit die Daten später in der Buchhaltung korrekt verarbeitet werden können.
3. Verknüpfung mit dem Kassenbuch online
Damit die Kassendaten in das Kassenbuch online und weiter in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können, ist ein Schritt innerhalb von DATEV Unternehmen online notwendig:
- In DATEV Unternehmen online wird ein Bestand mit dem passenden Kassenkonto eingerichtet.
- In MeinFiskal wird der entsprechende Kassenordner ausgewählt.
- Die Verbindung zum Kassenbuch online wird hergestellt, indem Berater- und Mandantennummer hinterlegt werden.
Diese Verknüpfung sollte durch die Steuerberatung vorgenommen werden, da DATEV Unternehmen online eine geschützte Umgebung ist und Know-how in der Kontenführung erfordert.
Neue Pflichten ab 2025/2026
Neben der Technik spielen auch aktuelle gesetzliche Änderungen eine Rolle.
Kassenmeldung
Seit 2025 müssen elektronische Kassensysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) beim Finanzamt gemeldet werden. Für bereits bestehende Systeme gab es Übergangsfristen, für neue Systeme gilt eine Meldefrist von einem Monat nach Anschaffung.
Die Meldung kann entweder kostenfrei über das ELSTER-Portal erfolgen oder über das Modul DATEV Kassenmeldung in MeinFiskal, dass eine gebührenpflichtige, dafür komfortable Alternative darstellt. Ein Vorteil dieser Variante ist, dass Meldedaten langfristig im Konto gespeichert und bei Änderungen leicht aktualisiert werden können.
E-Rechnung und Kassendaten
Zukünftig sollen Kassendaten in B2B-E-Rechnungen eingebunden werden können. Damit entfällt in bestimmten Fällen die Notwendigkeit, zusätzlich zum Rechnungsdokument einen separaten Kassenbeleg auszustellen. Das Ziel ist eine Reduzierung von Doppelstrukturen und Bürokratie.
Vorbereitung auf Kassen-Nachschau und Prüfungen
Bei unangekündigten Kassen-Nachschauen prüfen Betriebsprüfer nicht nur, ob die Kasse formal korrekt ist, sondern auch, ob Kassendaten manipulationssicher vorliegen. Moderne Prüfsoftware kann anhand von QR-Codes auf Bons und TSE-Daten schnell erkennen, ob Manipulationsversuche vorliegen.
Unternehmen sollten daher sicherstellen:
- dass die Kasse technisch ordnungsgemäß eingerichtet ist,
- dass Kassendaten im DSFinV-K-Format exportiert werden können,
- dass eine aktuelle Verfahrensdokumentation zur Kasse vorliegt,
- dass eine Kassensturzfähigkeit jederzeit nachgewiesen werden kann.
MeinFiskal und das Kassenarchiv online unterstützen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen, indem Rohdaten und relevante Dokumente geordnet und zugriffssicher abgelegt werden.
Fazit
DATEV MeinFiskal Kassenbuch online ist eine sinnvolle Lösung für Unternehmen mit Barumsätzen, die ihre Kassenführung digital, nachvollziehbar und prüfungssicher organisieren möchten. Der größte Mehrwert entsteht, wenn Kassensystem, MeinFiskal, Kassenarchiv und Kassenbuch online sauber zusammenspielen.
In Kombination mit einer betreuenden Steuerkanzlei wie RNHS & Partner entsteht ein durchgängiger Prozess: Kassendaten werden automatisch übertragen, revisionssicher archiviert und ohne manuelle Zwischenschritte in die Finanzbuchhaltung übernommen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und gibt Sicherheit im Umgang mit der Kasse.
Häufige Fragen aus Unternehmenssicht
Fallen zusätzliche Kosten an DATEV an?
Ja, für die Nutzung von MeinFiskal und den damit verbundenen Modulen fallen monatliche Gebühren an. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten pro Kassenmeldung, wenn diese über MeinFiskal durchgeführt wird.
Worin unterscheiden sich Kassenarchiv und Kassenbuch?
Das Kassenarchiv dient der langfristigen, revisionssicheren Speicherung von Kassendaten. Das Kassenbuch online nutzt diese Daten, um Buchungsvorschläge für die Finanzbuchhaltung zu erstellen.
Welche Kassensysteme sind geeignet?
Geeignet sind Kassensysteme, deren Hersteller den DATEV Datenservice Kassenarchiv nach DFKA-Taxonomie implementiert haben. Beispiele sind verschiedene Kassenlösungen, die am DATEV-Marktplatz als kompatibel ausgewiesen sind.
Wie werden EC-Zahlungen im Kassenbuch behandelt?
EC-Umsätze werden beim Kassiervorgang als Umsatz erfasst. Im Kassenbuch müssen diese Beträge am Tagesende meist als Geldtransit abgeführt werden, um eine doppelte Erfassung bei der späteren Bankbuchung zu vermeiden.
Wer richtet das Kassenbuch online ein?
Die Registrierung bei MeinFiskal und die Anbindung der Kasse erfolgen auf Unternehmensseite, häufig mit Unterstützung des Kassenanbieters. Die Verknüpfung des Kassenordners mit dem Kassenbuch online in DATEV Unternehmen online sollte durch die Steuerberatung vorgenommen werden.
